采購審計(jì)知識
錄入時(shí)間：19-05-17訪問： 次
所有審計(jì)需要的資料包括：
1、單位簡介、工作總結(jié)；
2、單位執(zhí)行的制度；
3、財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿及憑證。
采購部內(nèi)部審計(jì)需要的資料包括：
1、采購業(yè)務(wù)流程、采購審批流程、簽訂合同權(quán)限；
2、采購招標(biāo)文件；
3、采購合同、協(xié)議及其管理臺賬；
4、供應(yīng)商管理臺賬；
5、審計(jì)期間存貨的盤點(diǎn)資料；
6、債權(quán)債務(wù)余額明細(xì)及相關(guān)說明。
其余的諸如采購（調(diào)料）請求資料、市場詢價(jià)資料、貨物檢驗(yàn)資料等。
采購審計(jì)的重點(diǎn)是業(yè)務(wù)流程是否合規(guī)、價(jià)格是否合理、質(zhì)量是否有保證以及是否存在舞弊。
具體審計(jì)程序、內(nèi)容與步驟如下：
一、供應(yīng)商的選擇與合同的簽訂
審計(jì)內(nèi)容（風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)）：
1、篩選供應(yīng)商沒有按公司的要求與制度，沒有經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)的審查與審批。
2、供應(yīng)商與預(yù)選供應(yīng)商名單單一，沒有及時(shí)評選更新。
3、單獨(dú)與供應(yīng)商的進(jìn)行談判，談判內(nèi)容沒有記錄。
4、合同或訂單所列項(xiàng)目、規(guī)格與申請部門所列的項(xiàng)目、規(guī)格不符，包括數(shù)量與價(jià)格等。
5、簽訂合同或訂單的條款與談判內(nèi)容不一致。
6、申請物資采購沒有核對預(yù)算項(xiàng)目及庫存材料，簽核手續(xù)不齊全。
7、物資采購價(jià)格的確定依據(jù)不充分、不合理，與當(dāng)時(shí)的市場價(jià)相差較大。
8、采購合同條款缺乏公平、公正，公司處于被動的地位。
9、合同簽訂不按權(quán)限規(guī)定執(zhí)行，有超過權(quán)限簽訂合同的情況。
10、急需物資、零星物品的采購超出批準(zhǔn)自購的范圍，采購金額違反《管理人員權(quán)限》的規(guī)定。
11、生產(chǎn)緊急物資（急件）或項(xiàng)目預(yù)算外增加的物資（經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)口頭同意的）購入使用后，沒有補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。
12、物資采購不是直接從生產(chǎn)廠家購買。
對應(yīng)的審計(jì)程序與步驟：
1、查閱并收集公司關(guān)于選擇供應(yīng)商（采購）的制度及相關(guān)的操作流程，抽查所有采購部存檔的供應(yīng)商名單，確定其是否經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)或關(guān)委員會批準(zhǔn)；再從系統(tǒng)抽查各類物資材料供應(yīng)商名單各30個(gè)，與核對的供應(yīng)商名單核對，確定名單在批準(zhǔn)的范圍內(nèi)。
2、抽查各類材料、物資、土建、安裝等供應(yīng)商的名單，比較歷年來的供應(yīng)商名單的變化，確定其是否供應(yīng)商名單較少、比較單一，沒有年度評定與考核、沒有及時(shí)引進(jìn)新的供應(yīng)商，名單沒有及時(shí)更新。
3、從采購部門抽查相關(guān)的談判資料50份，查看其是否有談判記錄，是否由采購員單獨(dú)與供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判人員的簽字是否齊全等。
4、從ERP系統(tǒng)抽查各類合同或訂單各40份，根據(jù)申請部門填寫的《物資采購申請表》詳列的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量，核對合同或請單上的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量是否相符，如不符，要求提供不符的相關(guān)證明與文件。
5、了解談判的流程及有關(guān)的談判記錄，查看50份合同或訂單日及其相關(guān)的談判記錄，對比采購合同或訂單的內(nèi)容及條款，確保談判內(nèi)容與合同內(nèi)容一致；主管領(lǐng)導(dǎo)是否適度參與談判等。
6、重點(diǎn)抽查10個(gè)大的采購項(xiàng)目，查閱其預(yù)算項(xiàng)目核對相應(yīng)合同所附的明細(xì)項(xiàng)目，確定其是否超出預(yù)算項(xiàng)目，如果超出預(yù)算項(xiàng)目，則跟蹤檢查操作程序及索取有關(guān)的批準(zhǔn)文件。并查閱倉庫的核查手續(xù)是否齊全，是否簽署意見等。
7、抽查30價(jià)格較大的采購合同，確定價(jià)格及供貨條款是否經(jīng)過審批，查看供應(yīng)商報(bào)價(jià)和其他供應(yīng)商報(bào)價(jià)的原始資料，核對價(jià)格比較審批表，證實(shí)價(jià)格確定的來源或者經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)的相關(guān)文件；檢查采購部的市場價(jià)格資料來源的廣泛性與準(zhǔn)確性。并抽樣做市場信息調(diào)查，與同期同類材料市場價(jià)格比較，分析供應(yīng)商報(bào)價(jià)的合理性。
8、抽查采購合同30份，追溯到與供應(yīng)商就簽訂合同商談的詳細(xì)內(nèi)容記錄，了解合同起草的過程，有否對所列條款進(jìn)行研究、審定，或咨詢公司法律顧問。并根據(jù)《合同法》分析各具體條款的合理、公平、公正性。
9、根據(jù)公司有關(guān)的權(quán)限表，抽查每類合同各20份，查閱合同的審批人，是否在授權(quán)的范圍內(nèi)，如有超過審批權(quán)限，則要追查其原因，并要求提供相應(yīng)的授權(quán)書等。
10、查閱自購的訂購單與《急需物資申請表》上的物資名稱核對是否一致，有否借急用之名采購急需物資以外的設(shè)備，查看審批權(quán)限是否按采購流程操作和有關(guān)權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定執(zhí)行。
11、抽查《急需物資申請表》有關(guān)人員簽批是否符合權(quán)限規(guī)定，申購部門領(lǐng)導(dǎo)、采購部領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見是否同意“先購買，后補(bǔ)辦手續(xù)”，對應(yīng)簽批日期和補(bǔ)辦請購、訂單日期判斷補(bǔ)辦手續(xù)的及時(shí)性。
12、抽查50份通過中間商采購的合同（10000元或以上），詢問不直接向制造商購貨的原因，查詢與制造商直接接洽的證明。如有可能直接向制造商了解購貨價(jià)格及已訂合同的價(jià)格。
二、采購訂單（合同）的執(zhí)行方面
審計(jì)內(nèi)容（風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)）：
1、采購合同或訂購單重復(fù)打印簽批，存在重復(fù)購進(jìn)、付款的風(fēng)險(xiǎn)。
2、供應(yīng)商沒有按合同規(guī)定時(shí)間發(fā)貨或發(fā)貨物不齊全。
3、供應(yīng)商沒有按合同規(guī)定的品牌、生產(chǎn)商或不可外包等條款提供貨物。
4、合同執(zhí)行進(jìn)度沒有建立報(bào)告制度，沒有報(bào)告采購主管。
5、訂單或合同在執(zhí)行過程中條款的變更缺乏依據(jù)。
6、合同或訂單的執(zhí)行不及時(shí)及貨款的核對。
7、合同或訂單執(zhí)行（交貨或完工）期限與約定時(shí)間不相符。
8、采購合同或訂單檔案管理不規(guī)范，采購員沒有實(shí)行輪崗制度。
對應(yīng)的審計(jì)程序與步驟：
① 了解訂購單的錄入、更改、簽批、提交、打印程序，分析每個(gè)環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，從系統(tǒng)上抽查每月前50份訂單，合計(jì)600份訂單，確定其是否對訂單有重復(fù)采購，并向電腦部門提出控制改進(jìn)的建議。
② 查閱檢查期間每月30份訂單、合同發(fā)貨時(shí)間以及發(fā)貨數(shù)量，從系統(tǒng)上核對倉庫收貨入庫時(shí)間及入庫數(shù)量，與核定時(shí)間比較以判斷發(fā)貨的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。
③ 根據(jù)以上②點(diǎn)上所抽查合同，檢查對應(yīng)的驗(yàn)收單，核對所購貨物是否為合同中的生產(chǎn)商及品種、品牌，分析了解其不符的原因及過程。
④ 檢查采購部門是否建立合同執(zhí)行制度及反饋制度，采購員是否按規(guī)定的時(shí)間把合同的執(zhí)行進(jìn)度報(bào)告給采購主管，主管是否簽署相關(guān)的管理意見。
⑤ 從系統(tǒng)上抽查所有采購材料補(bǔ)充訂單或補(bǔ)充合同，查看其是否有變更或?qū)?yīng)補(bǔ)充合同的依據(jù)，依據(jù)是齊全，理由是充分，是否有領(lǐng)導(dǎo)的審批手續(xù)等。查看確認(rèn)訂單（合同）執(zhí)行過程中出現(xiàn)數(shù)量、價(jià)格變更的情況，然后跟蹤查證變更的有關(guān)批文或補(bǔ)充合同等有效證據(jù)。
⑥ 從ERP系統(tǒng)采購模塊查閱檢查期間三個(gè)月材料訂單，核對每一訂單的執(zhí)行情況以及倉庫明細(xì)賬入庫記錄，確保前一訂單執(zhí)行完畢后，才執(zhí)行新訂單，不允許有前訂單已付款未提完貨即終止執(zhí)行，又重新訂立并執(zhí)行新訂單的情況。
⑦ 從質(zhì)檢驗(yàn)收部門抽取驗(yàn)收報(bào)告或竣工驗(yàn)收單100份，根據(jù)驗(yàn)收項(xiàng)目對應(yīng)的合同規(guī)定的交貨時(shí)間，比較驗(yàn)收報(bào)告或竣工驗(yàn)收單，確定合同簽訂的（驗(yàn)收）完工時(shí)間是否與合同規(guī)定的完工交貨時(shí)間一致。
⑧ 抽查檢查期間土建、裝修合同各20份、物資采購合同50份留存檔案，確定是否按公司規(guī)定存檔，存檔資料是否齊全完整。檢查采購部門兩年來員工崗位職責(zé)與工作分工，了解其工作范圍是否有變化、員工之間是否實(shí)行輪崗制度等。
三、倉庫驗(yàn)收入庫與貨款付款
審計(jì)內(nèi)容（風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)）：
1、倉庫驗(yàn)收物資時(shí)沒有按公司規(guī)定驗(yàn)收入庫。
2、物資材料沒有驗(yàn)收入庫就直接運(yùn)到使用部門。
3、物資材料入庫前沒有經(jīng)過質(zhì)檢部門抽檢。
4、訂單或合同執(zhí)行完后不及時(shí)對賬、結(jié)清貨款。
5、預(yù)付貨款不按合同條款辦理，缺乏有效監(jiān)控。
6、物資采購業(yè)務(wù)與會計(jì)記錄信息不統(tǒng)一。
對應(yīng)的審計(jì)程序與步驟：
① 收集查閱有關(guān)驗(yàn)收制度與流程，了解倉庫的操作規(guī)程；再從倉庫實(shí)地觀察其實(shí)際驗(yàn)收工作流程，比較實(shí)際操作情況與制度規(guī)定的差異；重點(diǎn)是觀察驗(yàn)收時(shí)的數(shù)量與質(zhì)量的驗(yàn)收手續(xù)的正確性。
② 檢查該年每月1-5日所有材料的訂單，統(tǒng)計(jì)訂購的數(shù)量，核對倉庫入庫數(shù)量，在訂單規(guī)定的期限執(zhí)行完畢后，訂購數(shù)量大于入庫數(shù)量的，再從“生產(chǎn)報(bào)表”查看輔助材料累計(jì)使用量，如果使用量大于購入量的，則到使用輔助材料車間進(jìn)一步調(diào)查了解，查看使用原始記錄，確認(rèn)輔助材料的購入沒有按流程操作，即驗(yàn)收入庫。
③ 查看質(zhì)量監(jiān)督部門的物資檢驗(yàn)記錄，按類別訂單編號順序抽查各100份，查看抽樣檢驗(yàn)結(jié)果鑒定，判斷是否有漏檢或不檢的現(xiàn)象。
④ 抽查“應(yīng)付賬款”明細(xì)科目余額10萬元以上的50個(gè)客戶、100萬元以上20個(gè)客戶，核對應(yīng)訂單（合同）履行時(shí)間和完成時(shí)間以及貨款的支付情況，確保每份訂單（合同）貨款兩清。
⑤ 在“應(yīng)付賬款”“預(yù)付帳款”明細(xì)賬上查閱有關(guān)預(yù)付材料貨款的付款憑證編號，查看付款憑證的付款依據(jù)，對應(yīng)訂單（合同）執(zhí)行情況來判斷付款的正確性，避免以請示批文預(yù)付貨款后，補(bǔ)辦訂單又重復(fù)預(yù)付貨款。
⑥ 確定會計(jì)記錄的依據(jù)與流程。到倉庫抽查材料明細(xì)賬，抽查該期（年度）1-11月底各類材料累計(jì)購入的數(shù)量與價(jià)格，與會計(jì)賬記錄的數(shù)據(jù)核對，查明是否是倉庫沒有及時(shí)把入庫單、驗(yàn)收報(bào)告單、發(fā)票交給會計(jì)入賬還是其他原因所致。
來源：采購經(jīng)驗(yàn)分享者、審計(jì)之家
聯(lián)系我們
天津烜福工程招標(biāo)有限公司
網(wǎng)址：xuanfuzb.com
E-MAIL: [email protected]
河?xùn)|事業(yè)部：
地址：天津市河?xùn)|區(qū)大橋道52號渤輕黨校B座一層
電話：022-84313819 傳真：022-24562436
北辰事業(yè)部：
地址：天津市北辰區(qū)京津公路金璽大廈2號樓701室
電話：022-86817999 傳真：022-26822277
北京分公司：
地址：北京市懷柔區(qū)雁棲鎮(zhèn)范各莊255號
電話：010-69660252
邯鄲分公司：
地址：河北省邯鄲市陵西北大街289號恒隆廣場7號樓2210室
電話：0310-3030098
東麗事業(yè)部：
地址：天津市東麗開發(fā)區(qū)三經(jīng)路6號增1號
電話：022-24998152
