編好采購需求須練好七項基本功
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作為政府采購公開招標和邀請招標貨物和服務采購的實用辦法，87號令刪除了18號令許多已經(jīng)滯后于政府采購發(fā)展形勢和需要的條款，同時也增添了許多之前可操作性不強的條款，其中關于采購人編制采購需求的規(guī)定便是其中之一。在87號令第十條和第十一條，對于招標文件采購需求的編制途徑、步驟、要素等作了具體規(guī)范，這是進行政府采購活動的必要前提，也是采購活動能否取得成功的重要條件。
一、市場調查是編制采購需求的前提
俗話說“磨刀不誤砍柴工”，沒有對市場作深入的調查研究，就編不出優(yōu)秀的采購需求，這不是聳人聽聞。過去一段時間，采購人編制采購需求的意識淡化，認為只要我有預算就能買到好產品，片面相信自己的主觀認識，不愿深入市場進行調研。在這個過程中，一些道聽途說的片言只語成了采購人了解采購產品的主要途徑，于是胡亂塞進招標文件，到頭來成為令人啼笑皆非的笑話。
筆者實踐工作中曾聽聞，一位采購人要買一臺打印機，采購人寫的參數(shù)是XCYY，而評標過程中，評審專家發(fā)現(xiàn)所有的投標文件中都寫著“此款打印機已經(jīng)停產”，全都沒有響應。造成這一結果的原因，是采購人在編制采購需求時，仍沿襲了幾年前的老觀念，結果害了投標人，也延誤了自己的迫切需求。
二、價格測算是采購成功的必要條件
在市場調研中，肯定會有高中低檔之分，一分錢一分貨，這是價值規(guī)律的表現(xiàn)。在一些采購人看來，市場上的所有產品，不論高低貴賤，只要自己喜歡就寫進需求，到頭來項目還是不得成功。
所謂價格測算，就是要求采購人根據(jù)年度采購預算編制項目預算。一方面，不能甲項目用乙項目的錢，而且錢要用在刀刃上，急需的才能花；另一方面，不要好高騖遠，這山望得那山高，把一般需求變成了特殊需求，把原本買羊的錢去買牛，那樣肯定適得其反。正確的做法是：根據(jù)財政預算，框算出采購項目的預算明細，既不能無限拔高項目預算，也不能掐死項目費用；比照同類產品價格，一般對供應商略有盈余的情況下編制項目預算。有的地區(qū)超過100萬元的項目預算還要經(jīng)過財政評審，使得最終的項目預算太低，進而影響到采購效率。
三、技術需求一定要考慮采購政策
政府采購是多方面的，如促進中小企業(yè)、環(huán)保節(jié)能、扶持不發(fā)達地區(qū)和少數(shù)民族地區(qū)等。采購人編制項目技術需求時，一定要做到心中有本賬，不能憑一時沖動，把應該注意的政策規(guī)定忘在腦后。在作市場調研時，常常會被林林總總的產品“迷亂心性”，從而忘記詳細考察產品是否符合政府采購的政策要求。
一個很明顯的例子，就是財政部每年頒布有兩期的政府采購節(jié)能環(huán)保清單，其中包括強制節(jié)能清單和一般評審加分性環(huán)保節(jié)能產品。有些產品在進入市場后，并沒有及時進入節(jié)能環(huán)保清單，單純這一點，在采購時就會出現(xiàn)阻礙，即使采購過關，但也經(jīng)不住檢查。因為不符合政府采購政策的產品，是要一票否決或者打折扣的。所以觀察技術參數(shù)，不能只看新與不新，而要看是否已經(jīng)進入政府采購政策的“保險箱”。另外，一些軟件類產品，國家相關部門也有相應的政策規(guī)定，不可以充耳不聞。
四、不可將標準作為擺設
越是工業(yè)化發(fā)達的地區(qū)，往往也越實標準化發(fā)達的地區(qū)。目前，在江蘇、廣東等一些地方的企業(yè)，緊緊抓住生產標準化建設不放，形成具有獨特個性的生產工藝流程標準，進而使這種企業(yè)的生產標準成為國家標準和行業(yè)標準，這也是防止商業(yè)秘密被侵犯、增強市場競爭力、降低假冒偽劣因素等問題的一種重要手段。
可以說，沒有標準或者沒有標準化生產的產品，都是不可靠或者不標準的產品。作為政府采購領域使用較普遍的是國家標準和行業(yè)標準，不論是采購貨物、服務和工程，一定要遵從標準，在標準中體現(xiàn)采購意圖，在標準中尋找有利于采購項目本身的所有因素。特別是在一些非標準化生產的貨物中，標準是檢驗產品合格的有效手段，如家具、成衣等產品標準，由于產地和廠家不一，生產的產品質量也會不同，如甲醇含量，只有通過標準去驗貨方能讓人信服，否則采購人的利益得不到有力的維護和保障。筆者以為，沒有標準的產品是不安全的產品，存在很大的庇漏和隱患。因此，標準既是采購需求的要素，也是對采購人員起碼的職業(yè)道德要求。
五、練好細化技術參數(shù)基本功
確定技術參數(shù)是采購需求編制的一項非常重要的基礎工作，也是對以上價格、政策、標準等指標的量化，缺少了技術參數(shù)，就如同一個人只有腦袋沒有軀體、行為意愿得不到執(zhí)行一樣，采購需求也不能稱為一個完整的采購需求。
但是編制技術參數(shù)要記住以下幾個方面的要點：
一是技術參數(shù)不能模棱兩可，比如一臺打印機，不能把打印機的功能與多功能一體機的功能混合在一起，因為兩者都有打印功能，但并非同一種設備，前者只具有打印功能，而后者則集打印、傳真、電話、掃描等多重功能于一身，而且兩者價位完全不同，前者也許只有幾百元，后者卻要幾千元。
二是技術參數(shù)不能鎖定一個值，因為這樣容易導致供應商提供的產品只有一家響應或響應的產品均為同一品牌型號，造成不能繼續(xù)采購的境地。正確的選擇應該是一個區(qū)間，如1500<B<2000，這樣既包含了自己想要的技術參數(shù)，也沒有因為技術參數(shù)的孤立而導致采購行動失敗。
三是物理特性要寫明。目前一般的辦公空間都有明確的政策規(guī)定，為縮小空間占用，很多廠家推出了像電腦一體機等適合辦公場所的產品，這種產品外形與傳統(tǒng)產品看不出有很大差別，重要的區(qū)別就在于放在桌子下面的電腦機箱沒有了，一體機是和電腦的屏幕聯(lián)結在一體。如果單單只寫要什么樣的技術參數(shù)，而忘記了辦公室物理空間的限制，則可能買回來的也不是自己想要的東西。
六、采購需求中要明確采購數(shù)量
一項采購任務如果沒有數(shù)量要求，則會讓供應商無法判斷采購項目是否真實可靠，從而沒法報出適合標的物的報價。在一些場合，有的供應商則出現(xiàn)相反的邏輯，有報價但無數(shù)量。以上這些都是影響采購順利進行的情況，應引起高度重視。一是數(shù)量其實也是標準，沒有數(shù)量的既定，供應商會無所適從，同時也會影響采購項目的如期開展，既使開了標，也會因為采購文件有重大缺陷而陷入廢標的境地。二是數(shù)量是衡量價格是否低于市場平均價的定盤星，從宏觀上分析，在一定區(qū)間內，價格與數(shù)量成反比，價格高則數(shù)量少，反之價格低則數(shù)量多。因此，定好數(shù)量是一個非常嚴謹?shù)氖虑?，牽扯到整個采購工作的進展。
七、不可視售后服務可有可無
售后服務是非技術層面的采購要求，是采購需求的重要組成部分，沒有售后服務的采購需求是不完整的采購需求。售后服務涉及面較廣，既與貨品的接受、驗收息息相關，也和后期的運行的質保、維護、升級等密不可分。一是接受貨物的要素。采購人應當明確在接受貨物時，需要供應商提供哪些方面的支持，如包裝、隨貨品一同提供的工具、配件、使用說明、介質等。二是驗收貨物的要素。包括驗收人員的組成、驗收費用、驗收成功與否的處理等，采購人切忌單方面行使驗收權，一定要在雙方授權代表在場的情況下開箱查驗。對于家具一類非常規(guī)的產品，應該明確破壞性檢驗的內容。三是質保問題。包括質保期、故障響應和解決時間、替換設備、本地技術人員配備等。
采購需求是一項系統(tǒng)工程，既有技術層面的內容，也涵蓋了售后服務等后續(xù)運行過程的情況，需要采購人認真考量，切實重視，保證采購項目準確順利開展。（本文來源-政府采購信息網(wǎng) 作者：劉躍華）
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